Kancelarija, prodavnica ili drugi poslovni prostor
Za preseljenje firme potreban je popis stvari i dogovor o tome kako će se rad nastaviti. Navedite obje adrese, šta se seli, ko vodi dogovor i kada su prostori dostupni.
Prvi pregled posla
Odvojite stolove, stolice, ormare, kutije, robu i opremu. Za veće komade dodajte dimenzije, a za radna mjesta navedite njihov broj i šta svako obuhvata. Broj zaposlenih sam ne opisuje količinu stvari.
Označite predmete i kutije prema prostoriji ili mjestu na novoj adresi. Popis treba razlikovati stvari koje se prevoze od onoga što ostaje, čeka odluku ili traži zaseban posao.
Za početni upit dovoljan je opis količine i vrste stvari. Ne šaljite sadržaj arhive, spiskove zaposlenih ili povjerljive poslovne dokumente. Način postupanja s osjetljivim materijalom razjasnite s odgovornom osobom.
Plan rada treba povezati s dostupnošću prostora i potrebama firme.
Navedite kada se stari prostor može osloboditi, kada je novi spreman i koji dio posla mora prvi biti završen. Ako selite u fazama, zapišite šta pripada svakoj fazi i ko potvrđuje da se može nastaviti.
Ako vam je potreban rad izvan uobičajenog vremena, navedite to kao zahtjev koji tek treba dogovoriti. Nemojte unaprijed računati na selidbu bez prekida rada ili na potvrđen večernji termin.
Dodajte ulaz za utovar, sprat, lift i približnu udaljenost nošenja. Provjerite postoje li pravila zgrade, dogovoreno vrijeme korištenja lifta ili kontakt za otvaranje prostora.
Za robu na paletama, glomazne predmete ili posebno tešku opremu navedite dimenzije, okvirnu težinu i način pripreme za preuzimanje. Potrebnu opremu i mogućnost takvog posla treba procijeniti unaprijed.
Jasne odgovornosti
Odredite osobu koja potvrđuje popis i ponudu, kontakt na polaznoj adresi i osobu koja prima stvari. To može biti ista osoba, ali je korisno da se zna kome se javlja promjena.
Za računare, mrežnu opremu, uređaje i instalacije navedite ko ih isključuje, priprema i ponovo priključuje. Prijevoz, nošenje i montaža namještaja ne podrazumijevaju stručne IT, električarske ili instalaterske radove.
Ako dio posla obavlja druga firma ili vaše osoblje, dogovorite redoslijed. Kutije i oprema trebaju biti spremne u vrijeme koje se stvarno usaglasi, a novi prostor dostupan za predaju.
Ponuda i promjene
Ponuda treba opisati obje adrese, inventar, pakovanje, nošenje, demontažu i montažu koje tražite, faze i eventualno čekanje. Razjasnite ko donosi materijal i kako se tretiraju dodatne adrese ili promjena popisa.
Dogovorite ko može odobriti dodatni rad i trošak prije nego što se počne. Navedite kome se izdaje ponuda i račun te tražite pisani dogovor i potvrdu o plaćanju.
Pitanja prije prihvatanja ponude ↗Za pakovanje arhive, zaštitu namještaja ili rastavljanje stolova navedite konkretne stvari i obim rada. Svaka tražena pomoć prvo se dogovara.
U detaljnom upitu opišite stvari, obje adrese i organizaciju rada u napomeni. Podatke firme potrebne za ponudu i račun razjasnite pri dogovoru.